1. 院级管理员负责填写领用单位号、科室名称、分类编号、并加盖"仪器设备专用章"，使用单位负责填写其余内容，原则上不能空项。
2. 设备名称以设备标牌为准填写，仪器设备无标牌的以实物名称(设备名称应符合中华人民共和国教育部高等教育司编写的2000年版的《高等学校固定资产分类及编码》)为准；设备名称超出规定字符长度时，按从前到后的顺序取舍；国外设备中的英文名称需译成中文填写，然后括号内填入英文名称取每个单词的第一个大写字母；原繁体字可用简化字代替。
3. 国别应为设备的产地，指仪器设备具体的生产国家。注意原装以及组装的区别，例如惠普公司上海分公司制造的激光打印机国别应为中国。
4. 型号应以设备标牌为准填写，如设备标牌上没有的，可参考说明书填写，自制设备或组装的计算机型号填无。
5. 技术指标即规格指仪器设备主要的技术参数，应参考说明书填写。
6. 对于成批量购买的仪器设备可填写一张《天津农学院固定资产验收单》，在数量和总价上反映，单价是指购买设备价格+运输费+保管费+包装费。
7. 生产厂家应以设备标牌为准填写，如设备标牌上没有的或不能说明问题的(如标牌中生产厂家为"中国制造")，可参考说明书填写，国产设备的厂家填汉字，国外设备可填英文名称或译名。没有的填"无"。
8. 使用方向是指某台仪器设备的使用性质。共有8种取值：教学、科研、行政、生活与后勤、生产、技术开发、社会服务、其它。
9. 验收合格日期指仪器设备到校验收后的日期，前4位表示年，后2位表示月，月份不清的填"00"。
10. 出厂日期前4位表示年，后2位表示月，月份不清的填"00"。
11. 出厂号以设备标牌为准填写，因每个厂家的编号标准不同，有的标明了出厂号或产品序号，有的是条形码或NO.等，出厂号由后往前取舍10位字符。
12. 经费科目指购置（或报帐时）某仪器设备使用经费的大项来源。共7种取值：教学、科研、基建、自筹经费、世界银行贷款、捐赠、其它。其中研究生经费和行政事业费归到教学类。
13. 领用人指设备的保管人，设备在校内、院内调拨后，领用人也要随之变动；经手人指办理设备的经办人。